• KE-chain team

Digitaal werken: Papierloos, Datagedreven of Realtime?

Updated: Sep 13, 2018

In digitalisering komen we verschillende termen tegen: digitaal, papierloos, data gedreven, realtime om een paar te noemen. Ze hebben allemaal te maken met digitaal werken, maar wat is dan het verschil? En waarom zou dat relevant zijn voor jou?



De verschillen zijn op het eerste gezicht vaak niet duidelijk. Toch zijn er wel een paar duidelijke verschillen. Verschillende die bepalen wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn. Verschillen die voor jou case kunnen maken of breken. Omdat we deze termen en vragen daarover vaak tegenkomen hebben we ze hier voor je naast elkaar gezet. We willen je een paar eenvoudige handvatten geven om ze te herkennen. We bespreken de huidige toepassing, de voordelen en de nadelen.

Bijvoorbeeld een formulier voor werkplekinspectie. Iedere organisatie heeft eigen variant. Stel je voor dat je deze inspecties nu nog op papier doet of dat je al papierloos werkt. Je bent uiteraard geïnteresseerd om te veranderen als het onder de streep wat oplevert. Welke opties zijn er? Wanneer moet je welke keuze maken?

Papierloos

Papierloos werken spreekt eigenlijk voor zichzelf. De bestaande papieren formulieren worden vervangen door digitale formulieren. Doordat de inhoud en de werkwijze van beide weinig verschillen wordt het ook wel digitaal papier genoemd. Het meest herkenbare voorbeeld zijn PDF formulieren.

Waarom papierloos werken?


De voordelen van het digitale papier is dat de digitale documenten er natuurlijk hetzelfde uitzien als de papieren print. Doordat alleen het papier in een tablet is veranderd blijft de werkwijze ook zo goed als gelijk. Dat maakt digitalisering op basis van papierloos werken relatief gemakkelijk. Documenten geven ook veel vrijheid, in opmaak, in aanpassingen. En iedereen kan wel met Word overweg. Dit is super handig als de inhoud van het document van project tot project verandert.

Waar wordt het dan toegepast?

Door deze voordelen wordt papierloos werken momenteel nog enorm veel toegepast. In het bijzonder voor uitwisseling van bijvoorbeeld projectinformatie tussen organisaties. De controle van de opgeleverde projectinformatie wordt traditioneel door de opdrachtgever door experts gedaan. Daarnaast heeft iedere aannemer inmiddels een eigen versie van de werkplekinspectie. Het levert voor de opdrachtgever niets op om dit te standaardiseren dus nemen ze genoegen met het document. De trend is wel dat dit steeds meer datagedreven wordt.

Waarom zou je het dan niet altijd gebruiken?

De reden dat papierloos werken terrein verliest is vanwege de hoge administratieve last. Het administreren van de documenten blijft omslachtig. Dat komt omdat de informatie in de documenten is opgesloten. Wat je ziet is dat dezelfde informatie op meerdere formulieren staat. Of dat informatie die ergens anders weer nodig is handmatig moet worden overgezet. Ook weet je niet of het formulier van de werkplekinspectie helemaal is ingevuld, totdat je het opent. Dit administratieve monster wordt door datagedreven te werken aangepakt.

Datagedreven

Datagedreven werken is het werken op basis van data in plaats van documenten. Alle informatie van de keuringsformulieren staan bij elkaar in de database, op basis waarvan verschillende formulieren worden samengesteld.

Waarom wordt datagedreven ingezet?

Data is de grondstof van de digitalisering. De data is veel beter schaalbaar dan een document. Een database is gemaakt om snel de data van jou formulier te vinden en op te slaan. Dit wordt handig als het om veel data gaat. Het administratieve proces wordt verminderd door het leggen van relaties tussen de data, bijvoorbeeld relaties tussen contract eisen en wanneer de werkplekinspecties gedaan moeten worden. Algemene informatie hoeft maar een keer ingevuld te worden. Vergelijkbare formulieren kunnen worden ingericht, al heb je minder invloed op hoe het formulier eruit komt te zien. De werkwijze is dus anders dan bij papierloos werken.

Waar wordt het veel toegepast?

Vandaag is datagedreven werken de standaard voor beheer van data binnen de meeste organisaties. Veel van de experts die wij spreken geven aan dat de beschikbaarheid van de data een belangrijke voorwaarde is bij de keuze van een systeem. Het vergroot de flexibiliteit en inzetbaarheid doordat koppelingen met andere systemen mogelijk zijn en de data er altijd relatief eenvoudig uitgehaald kan worden om uit te vinden wat er in werkplekinspecties bijvoorbeeld vaak fout gaat.

Zijn er dan wel nadelen?

De kracht wordt het nadeel van de klassieke datagedreven systemen. Doordat de systemen zijn ingericht op schaalbaarheid wordt het door deze hoeveelheid data onoverzichtelijk. Het gevolg is dat het systeem belangrijker is geworden dan de gebruiker. Door de hoeveelheid data komt ook de mobiliteit onder druk te staan. Om toch informatie te vergaren worden apps met het systeem gekoppeld die in dienst staan van het systeem. De hele inrichting is gericht op het vergaren van data voor het systeem en het ondersteunen van de gebruiker in het uitvoeren van het werk komt op de achtergrond terecht. Werk is veel meer dan alleen een formulier invullen voor een werkplekinspectie. De behoefte aan persoonlijk inzicht wordt met realtime ingevuld.

Realtime

Realtime werken is gebaseerd op een versie van de informatie waarbij iedere gebruiker altijd online is. Realtime wordt gedreven door het succes bij gebruikers van de tablet, smart telefoon en cloud apps. Toepassingen en hulpmiddelen die succesvol zijn door de focus op de behoeftes van de gebruiker.

Waarom realtime gaan werken?

Iedereen heeft altijd verbinding met het internet en heeft direct toegang tot de informatie, onafhankelijk van de werkplek. Het internet is de kern van het realtime werken dat ervoor zorgt dat iedereen automatisch de laatste wijzingen doorkrijgt. De actuele versie is de enige versie van de data. Het kan niet meer gebeuren dat het niet gesynchroniseerd is. Dat betekend dat je het werk niet dubbel kan doen. Op basis van de actuele status kan je veel sneller en beter reageren. Je hoeft je collega’s niet meer te bellen of ze de inspectie al hebben gedaan. En door gebruik te maken van de webbrowser kan je direct aan het werk, zonder een aparte app te installeren.

Waar wordt het toegepast?

Realtime wordt veel toegepast om samenwerken aan dezelfde data vanuit verschillende plekken te optimaliseren. In de uitvoering wordt realtime daarom ook steeds meer toegepast om het kantoor direct te verbinden met de uitvoering op locatie. Het gaat hand in hand met de ontwikkelingen op gebied van tablets, mobiel internet en cloud applicaties.

Waarom werkt nog niet iedereen realtime?

Het is nog nieuw. Realtime systemen zijn ontzettend in ontwikkeling. Ze werken al beter in veel toepassingen, maar worden beperkt door snelheid van het mobiele internet. Dat zorgt ervoor dat nog niet alle systemen realtime beschikbaar zijn, maar dat verandert snel.

Digitale innovatie

Wat voor jou het beste werkt is natuurlijk afhankelijk van de situatie. Onze ervaring leert ons wel dat de vormen bijna altijd naast elkaar worden gebruikt. Niet elke werkwijze is nuttig om volledig te digitaliseren. Digitalisering heeft meerwaarde als het bijvoorbeeld vaker wordt gebruikt of als een hogere kwaliteit gevraagd is om risico's te kunnen mitigeren. De werkwijze verandert daarnaast ook nog, door nieuwe inzichten of nieuwe regelgeving.


Een dynamische omgeving vraagt om een flexibele oplossing. Een flexibele oplossing die gebruikers de ruimte geeft om zelf de digitale vorm te kiezen die het beste past bij de eigen werkwijze en de laatste inzichten.

Vraag nu een persoonlijke demo aan

  • Google Places - White Circle
  • LinkedIn - White Circle
  • Twitter - White Circle

KE-chain is een product van KE-works

 © 2018 KE-works BV